Beaucoup s’accordent sur le fait que la vie étudiante peut parfois être très stressante. Entre les cours, les examens, le job étudiant, la recherche de stage, ce n’est pas facile tous les jours. Heureusement, nombreuses sont les associations tpe BDE qui proposent des activités pour animer le quotidien des étudiants. Et comme vous le savez tous, l’activité préférée des étudiants est: la fête!
Cependant, il n’est pas donné à tout le monde d’organiser une soirée étudiante comme il se doit, et il arrive souvent qu’il y ait des débordements ou autres imprévus. Afin d’éviter ce genre de désagréments, suivez nos 7 précieux conseils pour organiser une soirée étudiante au top en tous points de vue.
1- Gérez votre temps
Pour organiser une soirée, il vaut mieux éviter d’être dans l’urgence. En effet, c’est sous la pression que les erreurs sont les plus susceptibles d’être commises, et vous ne souhaitez pas que votre soirée soit ratée.
Ainsi, nous vous conseillons de fixer la date et le lieu de l’événement au minimum 2 mois à l’avance, ce qui vous laissera plus de temps pour penser au reste et faire de cette soirée un moment inoubliable pour les étudiants.
2- Organisez-vous en interne
Une soirée étudiante ne peut pas s’organiser seul, sachez-le. Il vous faudra monter une petite équipe de volontaires dynamiques et fiables. S’ils sont créatifs c’est encore mieux. Définissez les rôles à tenir et fixez-les bien à l’avance.
Bien sûr, certains sont plus amusants que d’autres: beaucoup vont préférer l’animation au ménage, mais chaque rôle a son importance. Vous ne voudriez pas vous retrouver le lendemain de la soirée à devoir assumer seul le rangement et le ménage. Pour garder l’équipe motivée, proposez une rotation des rôles pour les futurs événements à venir…
3- Choisissez un thème
Un thème de soirée est fédérateur, et donne envie. Ne choisissez pas un thème trop perché, au risque de ne voir personne s’investir pleinement. Vous pouvez aussi établir le thème en fonction de la période de l’année: Halloween, Noël, La Saint Valentin… Autant de possibilités qui raviront les fêtards, et qui peuvent aussi générer de belles photos souvenir.
4- Trouvez le lieu parfait
Concernant le lieu de la fête, plusieurs options sont possibles. Premièrement, demandez au chef de votre établissement de mettre à disposition les locaux de l’école. Bon, pour être honnête, ils connaissent les étudiants et peu de directeurs osent sauter le pas. C’est rien, il y a d’autres moyens: vous pouvez soit privatiser un bar, soit louer un espace.
Si vous privatisez un bar, vous n’avez pas à vous soucier du service ni des consommations, ce qui vous laisse plus de temps pour gérer l’animation. Si vous louez un espace, alors vous êtes plus libres dans le choix des boissons mais vous avez à les gérer vous-mêmes (renseignez-vous alors sur les licences à avoir pour pouvoir servir de l’alcool).
Adaptez le lieu en fonction de l’utilité (soirée Cocktail? Networking? Danse?) et pensez à faciliter l’accès en transports en commun, si vous ne prévoyez pas de navettes privées. On a tous déjà entendu une histoire d’untel qui s’est perdu à pieds en rentrant de soirée, qui a été retrouvé le lendemain à 5 km du lieu de la fête et qui sera pour le reste de ses études la risée de toute l’école.
5- Communiquez sur la soirée
Ne lésinez pas sur les moyens de communication ! Donnez envie aux étudiants de se joindre à vous.
Pour cela nous vous conseillons les cartes d’invitation mais aussi les tracts, les affiches… La meilleure soirée de l’année se prépare et tout le monde doit le savoir !
Si vos réalisations sont bien faites et originales, vous pouvez être sûr que vos convives ne manqueront pas l’appel de la soirée ! Pour cela, rendez-vous sur le site Canva, vous y trouverez un large choix de thème pour vos cartes d’invitation… Canva, c’est facile, c’est rapide et c’est gratuit en plus !
Pensez également à créer un événement Facebook calibré, il pourra ramener un maximum de personne à votre événement !
Pendant l’événement, n’hésitez pas à prendre des photos puis les poster ensuite sur le groupe (fermé) des étudiants, afin que ceux qui n’étaient pas là voient ce qu’ils ont loupé. Ça leur donnera surement envie de joindre la prochaine soirée.
6- Animez votre soirée
La première chose à faire pour animer une soirée et de passer de la bonne musique. Pour vous éviter des problèmes logistiques, faites appel à un DJ qui peut apporter son propre matériel. Et si vous privatisez un bar, demandez à utiliser le matériel présent sur place.
Adaptez toujours la musique au style de soirée. Vous ne voudriez pas que vos invités s’en aillent parce qu’ils s’ennuient, ou parce que la musique est trop forte pour pouvoir discuter… De plus, n’oubliez pas que vous devez payer des droits d’auteur à la SACEM.
En plus de la musique, vous pouvez organiser toutes sortes d’activités (culinaires, performeurs, photobooth…). Laissez libre court à votre imagination.
7- Ne négligez pas la sécurité
Finalement, un des points des plus importants de la soirée est de faire attention à la sécurité.
Premièrement, prévoyez de signer tous les contrats nécessaires avec les prestataires et les assurances, pour vous prémunir contre tout accident ou malentendu. Ensuite, engagez ou désignez des personnes pour s’occuper de la sécurité à l’entrée, à la sortie et dans la salle. Vous ne voudriez pas voir votre fête gâchée par des disputes ou règlements de comptes, bien souvent provoquées par l’alcool.
Vous pouvez au besoin prévoir un poste de premiers secours si cela vous rassure. Il n’y a donc plus qu’à ! Bonne préparation, et si vous suivez ces conseils, nul doute que votre fête fera un carton.
